Grupo PYCOPSA

Grupo PYCOPSA solía trabajar como archipiélago: tenían departamentos aislados y para armar equipos había que tender puentes

El desarrollo industrial de sur de Tamaulipas y la creciente demanda de mano de obra calificada, obligó a conformar una empresa que pudiera ofrecer servicios de construcción y mantenimiento industrial con una capacidad de respuesta inmediata.
Integrada por personal de amplia experiencia en el medio y comprometidos con la calidad, seguridad, programación y efectivo control de procesos, Grupo PYCOPSA ha abatido a la competencia y ha incorporado en su metodología laboral las normas internacionales de calidad exigidas.

La firma se proyecta como empresa líder en el ramo de la construcción y mantenimiento integral en la industria para llegar a ser una organización de clase mundial. Grupo PYCOPSA trabaja con una plantilla promedio diaria de 800 personas con picos de hasta 1,500. El recurso humano es lo más valioso de la empresa, por eso el compromiso de cada uno de sus empleados es observar un estricto apego a las normas, reglas y procedimientos de seguridad.

La empresa cuenta con una cartera de clientes muy importante tales como Basf Mexicana, Dupont, Petróleos Mexicanos, Comisión Federal de Electricidad, Grupo Primex, Industria Negromex, Turbinas Solar, Mexichen Flour, Sabic Innovative Plastics, NHUMO, entre otras.

Juntar las islas

Grupo PYCOPSA solía trabajar como archipiélago: tenía departamentos separados que cuando requerían consolidar información había que tender puentes entre ellos.
Con las dificultades de tiempo, esfuerzo e inconsistencia de programación, la empresa llevaba la administración en un mosaico de sistemas: un sistema local para el control de inventarios, otro para las cuentas por pagar, otro más para el control de compras, para cuentas por cobrar, para hacer cheques y un último sistema aglutinador donde se ingresaban los resultados de los anteriores para llevar el control contable.

Esto funcionó bien mientras los índices de crecimiento fueron estables. Sin embargo, en cuanto Grupo PYCOPSA experimentó signos inequívocos de expansión del negocio, era necesaria una plataforma sólida.

Poca confiabilidad en la información

Para conocer el estatus del negocio, cada isla debía cerrar el proyecto en turno y hacer captura en cada uno de ellos. Así iniciaba el trámite: capturar información en cada módulo, esperar a que terminara el almacén, cotejar con el almacén la salida/entrada. Después el cliente acudía con su factura autorizada al área de cuentas por cobrar, otra vez había que revisar todas y cada una de las facturas por proyecto para entonces pasarlo a cheques.

Luego se ingresaba al programa aglutinador. En este proceso transcurrían 30 días. Lo peor de todo es que la información que se generaba carecía de confiabilidad

Puntos por resolver

Fue así que la firma formuló una serie de puntos a resolver:

• Hacer reportes gerenciales, sin tener que extraer datos de todos los departamentos.
• Reducir el papeleo innecesario.
• Hacer requisiciones inmediatas de cualquier índole, a cualquier departamento y en línea.
• Resolver el manejo de facturas en moneda extranjera.
• Manejar cuentas que se dirigieran a un proyecto en específico.
• Evitar al máximo las caídas del sistema y por ende sortear las idas y vueltas de los asesores técnicos.

Buscar una solución

A finales de 2005, Grupo PYCOPSA inició la búsqueda de una solución que se adaptara a sus necesidades, ya que si bien no son una empresa grande, tampoco son una pequeña. Recibieron propuestas de Dipro-Systemas, SAP (con SAP Business One) y Solomon Software. Se decidieron por SAP porque como trabajan con empresas extranjeras, reciben facturas en multimoneda.

En junio de 2006 iniciaron los preparativos y en octubre arrancó el proceso de implantación. Corponet Implements estuvo a cargo del proceso. Luis Burgos, Gerente de Costos y Cobranza en PYCOPSA, comentó que Corponet Implements tuvo un peso específico muy fuerte. “Nos dieron un trato profesional, ofrecieron soluciones y mostraron dominio y experiencia con procesos de empresas como la nuestra”, aseguró Burgos

Despegando con SAP Business One

Así, el primero de enero de 2007 ya estaban en producción con SAP Business One. Según recordó Burgos, la resistencia al cambio en PYCOPSA fue la normal, con ciertas molestias porque los procesos se resolvían de una manera y ahora debían hacerlo de otra.

Sin embargo, Corponet Implements los auxilió para el plan de comunicación con los empleados y atendió caso por caso en cuanto surgieron problemas. La implantación se ejecutó como si fuera un plan de vuelo: una vez que se despega ya no hay regreso, y seguramente habrá turbulencias así que más vale prepararse y afrontar la situación. De esta forma, PYCOPSA logró su cometido.

Era importante que la implantación resultara exitosa, porque para 2008, Grupo PYCOPSA también instalará SAP Business One en dos de sus subsidiarias: Talleres Industriales PYCOPSA y Arrendamientos y Montajes PYCOPSA.

Burgos aseguró que lo que funcionó bien en PYCOPSA fue quitar a los usuarios clave el acceso a los sistemas viejos; la guía y orientación del business partner, que contestó todas las preguntas y dieron explicaciones profundas y repetidas veces, hasta que todos entendieran a la perfección como trabajarían con SAP Business One. Y por último que la alta dirección le dio el peso específico al proyecto y el tiempo indicado al líder del proyecto para dedicarse casi de tiempo completo.

La gran diferencia

Ahora PYCOPSA tiene los reportes a tiempo y en tiempo real: “es invaluable”, aseguró Burgos.También gracias a SAP Business One, la empresa ahorra tiempo y redireccionó el rol de personal hacia actividades que antes no se hacían. También en el área de almacén e inventarios se generó un considerable ahorro de tiempo y se generó información importante. En cuentas por pagar, esta área llevaba una carga de trabajo impresionante, ahora únicamente con un solo “enter” se revisa la factura sin necesidad de capturas.

Antes, en PYCOPSA los inventarios los conocían únicamente cuando el encargado enviaba el reporte por correo electrónico, ahora lo ven al momento, cuando ellos lo deseen. También gracias a la solución de SAP, PYCOPSA sabe el estatus en compras-ventas, reciben alarmas en su correo electrónico dando seguimiento correspondiente a la brevedad. SAP Business One permite el manejo de forma simultánea de información contable, compras e inventarios con reportes de mayor entendimiento, aptos para la dirección de la empresa.

Información clara y puntual con SAP Business One

“Estamos muy bien, tenemos tal claridad y cantidad de información que ahora lo que sigue es organizarnos de mejor forma y trabajar más en conjunto con Corponet Implements para la compra de más licencias y generar con la información un traje a la medida”Luis Burgos, Gerente de Crédito y Cobranza

“Cualquiera de los usuarios de PYCOPSA que tienen acceso a SAP Business One conocemos la información, estatus de compras, cartera de clientes y proveedores todo en la máquina. El sistema permite enviarlo vía intranet o por correo electrónico desde el mismo sistema. Y nos permite dar informes” Luis Burgos, Gerente de Crédito y Cobranza